UNIVERSIDAD TÉCNICA DE COTOPAXI
UNIDAD ACADÉMICA DE CIENCIAS ADMINISTRATÍVAS Y HUMANÍSTICAS
INFORMÁTICA APLICADA II
INTEGRANTES:
MARICELA
ACURIO
MERCEDES
LUTUALA
DIANA
TOAPANTA
JOHANA
UNAPANTA
JUAN
CARLOS VILLARRUEL
CICLO: OCTAVO
“B”
ESPECIALIDAD: ING.
COMERCIAL
1.-
TEMA: TIPOS DE CALENDARIO QUE UTILIZA MICROSOFT PROJECT
2.-
OBJETIVOS:
2.1.-
OBJETIVO GENERAL
v Investigar y analizar los tipos de
calendarios que utiliza Microsoft Project, a través de la investigación
documental, para obtener conocimientos amplios y básicos sobre el tema
planteado.
2.2.-
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Ø Investigar los tipos de calendarios
de Microsoft Project.
Ø Recopilar la información necesaria.
Ø Analizar la información adquirida.
Ø Realizar el respectivo informe
científico.
3.-
INTRODUCCIÓN
Microsoft Project (o MSP) es un
software de administración de proyectos diseñado, desarrollado y comercializado
por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de
planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso,
administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.
El software Microsoft Office Project
en todas sus versiones (la versión 2013 es la más reciente a febrero de 2013)
es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el
PMBoK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute.
Existen cuatro tipos de calendarios
de Microsoft Office Project: calendarios base, calendarios de proyectos,
calendarios de recursos y calendarios de tareas, los cuales se explicarán a continuación.
4.-
MARCO TEÓRICO
CALENDARIOS
DE MICROSOFT PROJECT
Cómo usar calendarios en Project
Hay cuatro tipos de calendarios de
Microsoft Office Project: calendarios base, calendarios de proyectos,
calendarios de recursos y calendarios de tareas. Se utilizan para determinar la
disponibilidad de los recursos, para determinar cómo se asignan los recursos a
las tareas y cómo se programan las tareas. Los calendarios de proyectos y de
tareas se usan para programar tareas, y si se asignan recursos a las tareas,
también se usan calendarios de recursos.
Puede modificar estos calendarios
para definir los días laborables y las horas de todo el proyecto, para grupos
de recursos, para recursos individuales y para tareas. Estos calendarios son
distintos de la vista Calendario, que muestra la programación del proyecto en
formato de calendario.
CALENDARIO BASE
Un
calendario base se usa como una plantilla en la que están basados el calendario
de proyectos, calendario de recursos o calendario de tareas. Define los tiempos
de trabajo estándar y los tiempos de descanso del proyecto. Especifica las
horas de trabajo de cada día laborable, los días laborables de cada semana, así
como las excepciones, como son los días festivos. Puede seleccionar un calendario
base para usarlo como calendario del proyecto o como base para un calendario de
recursos. También puede aplicar un calendario base a tareas específicas.
Project tiene tres calendarios base
predeterminados:
- Estándar.- El calendario base Estándar refleja la programación de trabajo tradicional: de lunes a viernes, de 8 de la mañana a 5 de la tarde, con una hora de descanso.
- 24 horas.- El calendario base 24 horas refleja una programación sin tiempo de descanso. El calendario 24 horas se puede usar para programar recursos y tareas de los diferentes turnos de todo el día, o para programar continuamente recursos de equipos.
- Turno de noche.- El calendario base Turno de noche refleja una programación por turnos desde el lunes por la noche al sábado por la mañana, de 11 de la noche a 8 de la mañana, con una hora de descanso.
También
se puede crear un propio calendario base, que resulta muy útil si cuenta con
programaciones alternativas para varios recursos. Por ejemplo, puede tener
recursos que estén trabajando a tiempo parcial, en turnos de 12 horas o durante
los fines de semana.
CALENDARIO DEL PROYECTO
El
calendario del proyecto define los días laborables o no laborables y las horas
para las tareas. Este calendario suele representar las horas de trabajo
tradicionales de la organización. Project usa ese calendario para programar
tareas que no tienen recursos asignados o que tienen un tipo de tarea de
duración fija. De forma predeterminada, se usa el calendario base Estándar como
el calendario de proyectos, pero puede reflejar programaciones alternativas
usando otros calendarios base.
- El calendario del proyecto especifica cuándo puede tener lugar un proyecto. En este calendario del proyecto, todos los días de la semana son días laborables.
- En este calendario del proyecto, el trabajo sólo tiene lugar los fines de semana.
Los
días y las horas de trabajo del calendario del proyecto reflejan los días y
horas de trabajo de todo el proyecto. Puede especificar días libres especiales,
como los festivos de la empresa. También puede indicar otros tiempos de
descanso para reflejar períodos en los que todo el equipo esté trabajando en
actividades que no sean del proyecto, como las reuniones de la empresa o las
retiradas de departamentos.
El
calendario del proyecto se establece haciendo clic en el calendario en la lista
Calendario del cuadro de diálogo Información del proyecto.
CALENDARIO DE RECURSOS
El
calendario de recursos asegura que los recursos del trabajo (personas y
equipos) únicamente están programados para aquellos que están disponibles para
trabajar. Afectan a un recurso específico o categoría de recursos. De forma
predeterminada, la configuración de las horas de trabajo en el calendario de
recursos coincide con el calendario del proyecto. Sin embargo, puede
personalizar el calendario de recursos para mostrar la información de
programación individual, como vacaciones, ausencias laborales o período de
mantenimiento del equipo.
Si
hace clic en Cambiar calendario laboral en la ficha General del
cuadro de diálogo Información del recurso, puede editar los calendarios
de recursos para indicar el tiempo de descanso. También puede crear o asignar
diferentes calendarios base para recursos individuales, o grupos de recursos,
para indicar horas de trabajo específicas. Por ejemplo, puede asignar un
recurso a un calendario que ha creado para los carpinteros que puedan estar
trabajando durante un período de tiempo diferente de los otros trabajadores.
Sugerencia Si
dispone de recursos que trabajan en programaciones alternativas, como a tiempo
parcial o en turnos de noche, le recomendamos que configure y aplique un
calendario base independiente para cada turno. Use los calendarios de recursos
para acomodar las excepciones a los tiempos de trabajo de recursos
individuales.
Cuando
Project programa el proyecto, usa el calendario de recursos para programar las
tareas que no tienen una duración fija y que tienen asignados recursos. Por
ejemplo, si un recurso tiene una semana de vacaciones especificada en su
calendario de recursos, Project no programará la tarea para esa semana.
- Inicialmente, la configuración de calendario de recursos coincide con el calendario de proyectos.
- Después de configurar un tiempo de descanso para un recurso, el calendario de recursos refleja que este recurso no está disponible para el trabajo del proyecto este mes en los últimos tres días de la segunda semana o en los primeros cuatro días de la tercera semana.
Si
cambia los tiempos de trabajo de un recurso modificando su calendario de
recursos, y el recurso ya está asignado a una tarea, ésta se vuelve a programar
para reflejar los cambios en los tiempos de trabajo.
CALENDARIO DE TAREAS
Los
calendarios de tareas permiten programar tareas durante un tiempo de descanso,
tal como se define en el calendario de proyectos o calendario de recursos. Por
ejemplo, puede configurar un calendario de tareas si tiene una tarea que haya
que realizar por la noche o durante el fin de semana.
Un
calendario de tareas se crea en el cuadro de diálogo Cambiar calendario
laboral como un nuevo calendario base. Después se aplica el calendario base
a una tarea utilizando la ficha Avanzado del cuadro de diálogo Información
de la tarea.
Si
ha aplicado un calendario de tareas a una tarea que ya cuenta con recursos
asignados, de forma predeterminada, dicha tarea estará programada para los
tiempos de trabajo que tanto el calendario de tareas como los calendarios de
recursos tienen en común. Si desea programar la tarea únicamente con el
calendario de tareas, active la casilla de verificación La programación
omite los calendarios de recursos en la ficha Avanzado del cuadro de
diálogo Información de la tarea.
¿Cómo afectan las opciones de configuración de los calendarios a los tiempos de trabajo?
La
configuración de las opciones del calendario en la ficha Calendario del
cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones)
define la programación de las horas en Project, pero no determina cuándo se
puede programar el trabajo. Únicamente los calendarios pueden determinar estos
períodos.
En
la ficha Calendario, puede establecer configuraciones predeterminadas,
como el día en que comienza cada semana, el mes en que comienza el año fiscal,
la hora del día para cualquier fecha especificada manualmente, las horas de trabajos
totales por día y el número de días al mes. Por ejemplo, la opción Hora de
comienzo predeterminada permite especificar la hora de comienzo que Project
asigna a las tareas de forma predeterminada cuando se especifica una fecha de
comienzo sin determinar una hora. Asimismo, la opción Jornada laboral
permite definir el número de horas que Project calcula para una tarea cuando se
especifique una duración en días, como el parámetro predeterminado de 8 horas
en 1 día. Especificar 2 días es equivalente a especificar una duración de 16
horas.
Si
cambia los tiempos de trabajo en un calendario, recuerde que Project usa la
configuración de la ficha Calendario para determinar cuántas horas
definen a un día, semana o mes. Si el tiempo de trabajo de un calendario es
diferente de la configuración de Jornada laboral o Semana laboral
en la ficha Calendario, el campo Duración puede no mostrar el valor de
duración que espera. Por ejemplo, si un calendario está configurado con una
jornada laboral de cuatro horas, pero las horas predeterminadas por día están
configuradas en 8 horas (en el cuadro de diálogo Opciones), la tarea de
un día aparecerá en dos días. En este caso, es posible que desee considerar la
coincidencia con la configuración del calendario del tiempo de trabajo en la
ficha Calendario.
5.-
ORGANIZADOR GRÁFICO
6.-
ANÁLISIS
Un proyecto es una secuencia bien definida de
eventos con un principio y un final identificado y se centra en alcanzar objetivos
claros, y es responsabilidad del director del proyecto llevar a éste hasta la
meta basándose en parámetros establecidos, tales como tiempo, costo y recursos,
manteniendo siempre el nivel de calidad especificado.
Con Proyect es fácil crear y modificar un grupo de
tareas para cumplir los objetivos que hayamos planteado.
El calendario del proyecto define los días y horas laborables
de todo el proyecto. Microsoft Project solamente programará tareas en los días
y horas laborables establecidas en el calendario del proyecto.
Los cuatro tipos de calendarios que utiliza Project
ayuda a definir el tiempo en el que vamos a realizar las tareas de un proyecto,
así mismo también ayuda a adquirir conocimiento con claridad del tiempo de
finalización del proyecto que deseamos realizar.
7.-
CONCLUSIONES
·
El calendario base ayuda a definir los
tiempos de trabajo estándar y los tiempos de descanso del proyecto.
· En los calendarios de tareas se puede
programar tareas durante un tiempo de descanso, tal como se define en el
calendario de proyectos o calendario de recursos.
8.-
RECOMENDACIONES
o
Investigar acerca de los tipos de
calendarios que maneja Microsoft Project, con la finalidad de conocer cada una
de las situaciones que manejan estos tipos de calendarios.
o
Identificar con claridad al calendario
base ya que cuenta con tres calendarios base predeterminados, como son
estándar, 24 horas y el turno de noche.
o
Configurar un calendario de tareas en el
caso que haya una tarea que se quiera realizar ya sea por la noche o durante el fin de semana.
9.-
BIBLIOGRAFÍA
En
Línea:
Øhttp://office.microsoft.com/es-es/project-help/descripcion-general-como-usar-calendarios-en-project-HA010157840.aspx
Ø http://office.microsoft.com/es-es/project-help/calendarios-HP045295563.aspx
Øhttp://www.inteligenciait.com/Entrenamiento/Ayuda/Project2007/12-Como%20usar%20calendarios%20en%20Project.pdf
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