SEGUIMIENTO PROJECT

1.- TEMA: Seguimiento; establecer una Linea Base y Diagrama de Gantt de Seguimiento en Project 2010.

2.- OBJETIVOS

2.1.- OBJETIVO GENERAL:

·         Investigar el Seguimiento; establecer una Linea Base y Diagrama de Gantt de Seguimiento en Project 2010; mediante la recolección de información de datos en las diferentes fuentes bibliográficas; para obtener conocimientos amplios y adecuados sobre el tema planteado anteriormente.

2.2.- OBJETIVOS ESPECIFICOS:

·         Consultar la información necesaria de los diferentes puntos.

·         Analizar la información obtenida para una buena comprensión de los temas.

·         Realizar el respectivo informe correspondiente.

3.- MARCO TEÓRICO:

SEGUIMIENTO

El seguimiento, este es sumamente importante ya que nos permite hacer una comparación del progreso planeado con respecto al progreso real o con el progreso que podría suceder, ampliando el panorama de las personas encargadas del proyecto ya que permite controlar si las tareas se realizan en base a lo planeado, el impacto de las tareas en el proyecto, si lo recursos están saturados de trabajo o por el contrario están desperdiciando tiempo y la administración de costos a medida avanza el proyecto entre otros.

Es necesario diferenciar los tipos de progreso que se pueden manejar con Project

• Progreso planeado: consiste en programar las fechas de comienzo y fin de tareas y datos de costos y recursos.
• Progreso programado: se basa en información reciente de un proyecto, como fechas, duraciones y costos de las tareas.
• Progreso real: Consiste en la información que ha ocurrido realmente.

ESTABLECER LÍNEA BASE

Una línea de base es como una foto fija del plan final y sirve de punto de referencia para examinar la evolución de lo planificado versus lo realmente ejecutado.

Ejemplo: Para guardar la línea base del proyecto vaya al Menú Proyecto opción Establecer línea base. Puede guardar una línea base del proyecto completo o grupo de tareas hasta un número máximo de diez.

PASOS:

Para visualizar una línea base vaya al:

·         Menú Tarea

·         Diagrama de Gantt

·         Gantt deseguimiento. 

Se puede redefinir la línea de base en cualquier momento. 

La razón puede ser que haya habido un cambio significativo en el enfoque, los tiempos o el presupuesto del proyecto que haga inútil o incompleta la información contenida en la línea de base actual y, por lo tanto, no es conveniente hacer el seguimiento en referencia a ella.

Guardar un plan previsto

Cuando se haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y se esté preparado para comenzar el trabajo real, se puede guardar una línea de base de la información del proyecto para compararla con el progreso real de éste. Con la línea de base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puede realizar las correcciones que estime necesarias. Por ejemplo, puede comprobar las tareas que han comenzado más tarde de lo planeado, la cantidad de trabajo que han realizado los recursos y si el presupuesto marcha según lo previsto.

1.      En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2.       Haga clic en Proyecto completo para guardar una línea de base del proyecto.

3.       Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una línea de base existente.

4.       Haga clic en Aceptar.

Guardar un plan provisional

Después de guardar una línea de base de la información del proyecto, puede guardar hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el proyecto.

1.      En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2.       Haga clic en Guardar plan provisional.

3.       En el cuadro Copiar, haga clic en el nombre del plan provisional actual.

4.       En el cuadro En, haga clic en un nombre para el siguiente plan provisional, o especifique un nuevo nombre.

5.       Haga clic en Proyecto completo para guardar un plan provisional para todo el proyecto.

6.       Haga clic en Tareas seleccionadas para guardar una parte de la programación.

7.       Haga clic en Aceptar.

Nota: Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas en los campos Comienzo y Fin. Puede mostrar estas fechas de plan provisional agregando los campos Comienzo y Fin a una tabla.

Redefinición de la línea de base

Se puede redefinir la línea de base en cualquier momento. La razón puede ser que haya habido un cambio significativo en el enfoque, los tiempos o el presupuesto del proyecto que haga inútil o incompleta la información contenida en la línea de base actual y, por lo tanto, no es conveniente hacer el seguimiento en referencia a ella.

Redefinir la línea de base borra el plan original y la información que haya introducido hasta ahora sobre sus fechas y costos.

1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2. Haga clic en Proyecto completo para guardar una línea de base del proyecto.

3. Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una línea de base existente.
4. Haga clic en Aceptar.

 

Eliminación de la línea de base

Si después de guardar una línea de base de la información del proyecto, tuviera que regresar a la fase de planificación de su proyecto y borrar por completo la línea de base, puede eliminarla haciendo lo siguiente:

1.      En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Borrar línea de base.

2.       Haga clic en Borrar plan previsto

3.       Seleccione Proyecto Completo para borrar la línea de base del proyecto

4.       Seleccione Tareas seleccionadas para borra de la línea de base un grupo de tareas.

5.       Haga clic en Aceptar.

Eliminación de planes provisionales

Si después de guardar un plan provisional de la información del proyecto, desea borrarlo por completo haga lo siguiente:

1.      En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Borrar línea de base.
2. Haga clic en Borrar plan provisional y seleccione de la lista un plan provisional para borrarlo.

2.       Haga clic en Aceptar.

IMAGEN DE LA LINEA BASE

DIAGRAMA DE GANTT DE SEGUIMIENTO

El diagrama de Gantt es una valiosa herramienta en la cual se puede ver rápidamente como va el seguimiento del proyecto por medio de las tareas y su relación con la línea del tiempo

Diagrama de Gantt de seguimiento

Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programación, es necesario  asegurarse de que las tareas comiencen y finalicen a tiempo. La vista Gantt de seguimiento ayuda a encontrar puntos conflictivos, tareas que difieren del plan previsto. Después puede ajustar dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas límite.

La vista Gantt de seguimiento empareja la programación actual con la programación original para cada tarea. Una vez que haya guardado el proyecto con una línea de base, pero antes de haber especificado los datos reales en curso, la vista Gantt de seguimiento muestra tareas con las barras de la línea de base y las barras programadas o reales sincronizadas.

Al especificar valores reales, la barra superior puede desplazarse para mostrar una desviación respecto al plan.

PASOS

1.      En el menú Ver,

2.      haga clic en Gantt de seguimiento.

4.- CONCLUSIONES

·         Los planes de línea de base y los planes provisionales son similares en el sentido que el usuario puede comparar las fechas actuales con una fecha anterior.

·         Se puede modificar o rediseñar la línea de base en cualquier momento del proyecto, si las partes interesadas del mismo están de acuerdo en que la diferencia justifica este cambio.

·         La vista Gantt de seguimiento muestra dos barras de tareas, una sobre la otra, para cada tarea. 

5.- RECOMENDACIONES 

·         Investigar a profundidad acerca de las líneas de base, el seguimiento y el diagrama de Gantt de seguimiento de Project, para así obtener claro cómo funciona cada uno de los puntos mencionados.

·         Ponerse de acuerdo para realizar modificaciones o rediseñar la línea base en el proyecto que se está realizando.

·         Buscar asesoría con el docente para la mejor comprensión de los diferentes temas investigados sobre las líneas de base de Project 2010.

6.- BIBLIOGRAFIA

 En línea:

·         http://www.slideshare.net/PabloMonge/curso-de-project2010iipv

·         http://www.aulafacil.com/microsoftproject/curso/Lecc-32.htm

·         http://es.scribd.com/doc/102858895/Curso-MS-Project-2010