SEGUIMIENTO PROJECT

1.- TEMA: Seguimiento; establecer una Linea Base y Diagrama de Gantt de Seguimiento en Project 2010.

2.- OBJETIVOS

2.1.- OBJETIVO GENERAL:

·         Investigar el Seguimiento; establecer una Linea Base y Diagrama de Gantt de Seguimiento en Project 2010; mediante la recolección de información de datos en las diferentes fuentes bibliográficas; para obtener conocimientos amplios y adecuados sobre el tema planteado anteriormente.

2.2.- OBJETIVOS ESPECIFICOS:

·         Consultar la información necesaria de los diferentes puntos.

·         Analizar la información obtenida para una buena comprensión de los temas.

·         Realizar el respectivo informe correspondiente.

3.- MARCO TEÓRICO:

SEGUIMIENTO

El seguimiento, este es sumamente importante ya que nos permite hacer una comparación del progreso planeado con respecto al progreso real o con el progreso que podría suceder, ampliando el panorama de las personas encargadas del proyecto ya que permite controlar si las tareas se realizan en base a lo planeado, el impacto de las tareas en el proyecto, si lo recursos están saturados de trabajo o por el contrario están desperdiciando tiempo y la administración de costos a medida avanza el proyecto entre otros.

Es necesario diferenciar los tipos de progreso que se pueden manejar con Project

• Progreso planeado: consiste en programar las fechas de comienzo y fin de tareas y datos de costos y recursos.
• Progreso programado: se basa en información reciente de un proyecto, como fechas, duraciones y costos de las tareas.
• Progreso real: Consiste en la información que ha ocurrido realmente.

ESTABLECER LÍNEA BASE

Una línea de base es como una foto fija del plan final y sirve de punto de referencia para examinar la evolución de lo planificado versus lo realmente ejecutado.

Ejemplo: Para guardar la línea base del proyecto vaya al Menú Proyecto opción Establecer línea base. Puede guardar una línea base del proyecto completo o grupo de tareas hasta un número máximo de diez.

PASOS:

Para visualizar una línea base vaya al:

·         Menú Tarea

·         Diagrama de Gantt

·         Gantt deseguimiento. 

Se puede redefinir la línea de base en cualquier momento. 

La razón puede ser que haya habido un cambio significativo en el enfoque, los tiempos o el presupuesto del proyecto que haga inútil o incompleta la información contenida en la línea de base actual y, por lo tanto, no es conveniente hacer el seguimiento en referencia a ella.

Guardar un plan previsto

Cuando se haya especificado toda la información necesaria para el proyecto y se esté preparado para comenzar el trabajo real, se puede guardar una línea de base de la información del proyecto para compararla con el progreso real de éste. Con la línea de base, puede realizar un seguimiento del progreso del proyecto, de manera que puede realizar las correcciones que estime necesarias. Por ejemplo, puede comprobar las tareas que han comenzado más tarde de lo planeado, la cantidad de trabajo que han realizado los recursos y si el presupuesto marcha según lo previsto.

1.      En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2.       Haga clic en Proyecto completo para guardar una línea de base del proyecto.

3.       Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una línea de base existente.

4.       Haga clic en Aceptar.

Guardar un plan provisional

Después de guardar una línea de base de la información del proyecto, puede guardar hasta 10 planes provisionales como puntos de control durante el proyecto.

1.      En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2.       Haga clic en Guardar plan provisional.

3.       En el cuadro Copiar, haga clic en el nombre del plan provisional actual.

4.       En el cuadro En, haga clic en un nombre para el siguiente plan provisional, o especifique un nuevo nombre.

5.       Haga clic en Proyecto completo para guardar un plan provisional para todo el proyecto.

6.       Haga clic en Tareas seleccionadas para guardar una parte de la programación.

7.       Haga clic en Aceptar.

Nota: Un plan provisional guarda las fechas de comienzo y fin de las tareas en los campos Comienzo y Fin. Puede mostrar estas fechas de plan provisional agregando los campos Comienzo y Fin a una tabla.

Redefinición de la línea de base

Se puede redefinir la línea de base en cualquier momento. La razón puede ser que haya habido un cambio significativo en el enfoque, los tiempos o el presupuesto del proyecto que haga inútil o incompleta la información contenida en la línea de base actual y, por lo tanto, no es conveniente hacer el seguimiento en referencia a ella.

Redefinir la línea de base borra el plan original y la información que haya introducido hasta ahora sobre sus fechas y costos.

1. En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Guardar línea de base.

2. Haga clic en Proyecto completo para guardar una línea de base del proyecto.

3. Haga clic en Tareas seleccionadas para agregar nuevas tareas a una línea de base existente.
4. Haga clic en Aceptar.

 

Eliminación de la línea de base

Si después de guardar una línea de base de la información del proyecto, tuviera que regresar a la fase de planificación de su proyecto y borrar por completo la línea de base, puede eliminarla haciendo lo siguiente:

1.      En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Borrar línea de base.

2.       Haga clic en Borrar plan previsto

3.       Seleccione Proyecto Completo para borrar la línea de base del proyecto

4.       Seleccione Tareas seleccionadas para borra de la línea de base un grupo de tareas.

5.       Haga clic en Aceptar.

Eliminación de planes provisionales

Si después de guardar un plan provisional de la información del proyecto, desea borrarlo por completo haga lo siguiente:

1.      En el menú Herramientas, elija Seguimiento y haga clic en Borrar línea de base.
2. Haga clic en Borrar plan provisional y seleccione de la lista un plan provisional para borrarlo.

2.       Haga clic en Aceptar.

IMAGEN DE LA LINEA BASE

DIAGRAMA DE GANTT DE SEGUIMIENTO

El diagrama de Gantt es una valiosa herramienta en la cual se puede ver rápidamente como va el seguimiento del proyecto por medio de las tareas y su relación con la línea del tiempo

Diagrama de Gantt de seguimiento

Para que el proyecto se vaya desarrollando de acuerdo con la programación, es necesario  asegurarse de que las tareas comiencen y finalicen a tiempo. La vista Gantt de seguimiento ayuda a encontrar puntos conflictivos, tareas que difieren del plan previsto. Después puede ajustar dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas límite.

La vista Gantt de seguimiento empareja la programación actual con la programación original para cada tarea. Una vez que haya guardado el proyecto con una línea de base, pero antes de haber especificado los datos reales en curso, la vista Gantt de seguimiento muestra tareas con las barras de la línea de base y las barras programadas o reales sincronizadas.

Al especificar valores reales, la barra superior puede desplazarse para mostrar una desviación respecto al plan.

PASOS

1.      En el menú Ver,

2.      haga clic en Gantt de seguimiento.

4.- CONCLUSIONES

·         Los planes de línea de base y los planes provisionales son similares en el sentido que el usuario puede comparar las fechas actuales con una fecha anterior.

·         Se puede modificar o rediseñar la línea de base en cualquier momento del proyecto, si las partes interesadas del mismo están de acuerdo en que la diferencia justifica este cambio.

·         La vista Gantt de seguimiento muestra dos barras de tareas, una sobre la otra, para cada tarea. 

5.- RECOMENDACIONES 

·         Investigar a profundidad acerca de las líneas de base, el seguimiento y el diagrama de Gantt de seguimiento de Project, para así obtener claro cómo funciona cada uno de los puntos mencionados.

·         Ponerse de acuerdo para realizar modificaciones o rediseñar la línea base en el proyecto que se está realizando.

·         Buscar asesoría con el docente para la mejor comprensión de los diferentes temas investigados sobre las líneas de base de Project 2010.

6.- BIBLIOGRAFIA

 En línea:

·         http://www.slideshare.net/PabloMonge/curso-de-project2010iipv

·         http://www.aulafacil.com/microsoftproject/curso/Lecc-32.htm

·         http://es.scribd.com/doc/102858895/Curso-MS-Project-2010

TIPOS DE COSTOS

1.- TEMA: Tipos de costos, tasas de costos y horas extras Project 2010.

2.- OBJETIVOS

2.1.- OBJETIVO GENERAL:

·         Investigar los tipos de costos, tasas de costos y horas extras en Project 2010, mediante la recolección de información de datos en las diferentes fuentes bibliográficas; para obtener conocimientos amplios y adecuados sobre el tema planteado anteriormente.

2.2.- OBJETIVOS ESPECIFICOS:

·         Consultar la información necesaria sobre los subtemas de  Microsoft Project 2010.

·         Analizar la información obtenida para una buena comprension de los temas.

·         Realizar el respectivo informe correspondiente.

3.- MARCO TEÓRICO:

LOS COSTOS DE LOS RECURSOS

Project permite asignar tanto costos de recursos como costos fijos a una tarea, por lo que el costo total de una tarea es la suma de los costos de recursos y de los costos fijos.

Son ejemplos de costos fijos, los viáticos de los empleados, el alquiler de una maquinaría, un impuesto o cargo etc.

EJEMPLOS DE COSTOS Y SU APLICACIÓN EN MS PROJECT

Microsoft Project calcula los costos de recursos en función de la normal y las tasas horas extra, en los costos por uso de, en los costos fijos de o en los costos de recursos de costo de (por ejemplo, la tarifa aérea o mantenimiento del hogar) que están asignados a tareas. Antes de guardar los cambios realizados en la información de un recurso de empresa de costo, el recurso debe estar abierto para su edición.

Los distintos tipos de costos funcionan de diferentes maneras, dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una persona), un recurso material de (por ejemplo, cemento) o un recurso de costo de (por ejemplo, la tarifa aérea o mantenimiento del hogar).

COSTO FIJO costo establecido para una tarea que permanece constante, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.

El campo que recomiendo para introducir el importe total a nivel de la tarea es el denominado Costo fijo. El valor de este campo puede ser repartido de tres formas a elegir una: al inicio de la tarea, al final, o prorrateado (por defecto y el más común). Esta elección se hace a través del campo Acumulación de costos fijos. Finalmente el campo Costo nos muestra de nuevo los importes introducidos en el Costo fijo de cada tarea y suma en las Tareas de resumen los valores de las subtareas. El campo Costo fijo no totaliza en las tareas de resumen, pero en cambio nos da la posibilidad de introducir un valor en la propia tarea de cabecera o resumen, independiente de las subtareas.

Especifique un costo fijo para una tarea o del proyecto

Los costos fijos se asignan a una tarea y son útiles para la planificación y captura el costo de tarea que se producen también en los que se derivan de los recursos asignados. Los costos fijos se aplican a una tarea y no a un recurso.

1. En la Vista ficha, en el de Vistas de tareas grupo, haga clic en Diagrama de Gantt.
2. En la Datos del grupo, haga clic en la flecha hacia abajo en Tablas y, a continuación, seleccione Coste.
3. En la Nombre de tarea campos, seleccione el de tarea de para la que desea establecer un costo fijo de.
4. En el de Costo fijo campo, escriba un valor de costo.

Establecer un costo fijo

Cuando conozca el costo exacto de los materiales (por ejemplo, equipamiento o suministros) y no esté asignando recursos a una tarea, puede especificar un costo fijo para la tarea.

·         En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt.

·         En el menú Ver, señale Tabla y haga clic en Costo.

·         En el campo Costo fijo de la tarea, escriba el costo.

·         Presione la tecla ENTRAR.

Comprobar el costo de tareas o recursos 

COSTO/USO: Es un costo fijo que se puede asignar cada vez que se use el recurso, independientemente de las horas o de la cantidad que se use. Por ejemplo la instalación de algún equipo o el costo de trasporte del mismo equipo.

Especifique un costo por uso de un recurso de trabajo

1. En la Vista ficha, en el de Vistas de recursos grupo, haga clic en Hoja de recursos.
2. En la Datos del grupo, haga clic en la flecha que aparece en Tablas y, a continuación, seleccione Entrada.
3. En el de Costo/Uso campo, escriba un valor de costo.

Si este campo no está visible, haga clic en TAB para mover a ella.

TASAS DE COSTOS EN PROJECT

Tabla de tasa de costo recopilación de información sobre las tasas de un recurso, incluida la tasa estándar, la tasa de horas extra, cualquier costo por uso y la fecha en la que entra en vigor la tasa de pago. Se pueden establecer hasta cinco tablas de tasas de costo distintas para cada recurso.

Los campos Tabla de tasas de costo proporcionan opciones qué tabla de tasas de costo se puede usar para los recursos asignados a una tarea. No se mostrará realmente ninguna información en las versiones de tareas y recursos de este campo; únicamente pone a disposición de las asignaciones la información de la Tabla de tasas de costo correspondiente.

Existen diversas categorías de campos Tasas de costo.

TASAS DE COSTO (CAMPO DE TAREAS)

Se pueden establecer diferentes tablas de tasas de costo con el fin de proporcionar diferentes tasas de costo para una tarea determinada. Agregue el campo de tarea Tabla de tasas de costo a una vista de tarea cuando desee ver el campo Tabla de tasas de costo correspondiente de las asignaciones individuales de la tarea.

TASAS DE COSTO (CAMPO DE RECURSOS)

Es posible establecer diferentes tablas de tasas de costo para un recurso con el fin de proporcionar diferentes tasas de costo para cada tipo de asignación. Agregue el campo Tabla de tasas de costo a la vista Uso de recursos cuando desee ver el campo Tabla de tasas de costo correspondiente a las asignaciones individuales de un recurso.

TASAS DE COSTO (CAMPO DE ASIGNACIÓN)

Se pueden establecer diferentes tablas de tasas de costo con el fin de proporcionar diferentes tasas de costo para una asignación en particular. Agregue el campo Tabla de tasas de costo a la parte de hoja de la vista Uso de tareas o Uso de recursos cuando desee ver, filtrar o modificar las diferentes tablas de tasas de costo disponibles para una asignación. A continuación, puede hacer clic en la tabla de tasas de costo que desee aplicar a la asignación.

Cambiar las tablas de tasas de costo en una asignación de recursos

Si ha introducido tasas de costo diferentes para un recurso en las tablas de tasas de costo, puede cambiar las tasas del recurso de una asignación aplicando una tabla de tasas de costo diferente.

·         En el menú Ver, haga clic en Uso de tareas.

·         En el campo Nombre de tarea, seleccione una asignación de recursos. Si las asignaciones de recursos están ocultas, haga clic en el símbolo de esquema de la tarea para mostrarlas.

·         Haga clic en Información de la asignación Imagen de botón y, a continuación, haga clic en la ficha General.

·         En el cuadro Tabla de tasas de costo, haga clic en la tabla que contenga la tasa que desee aplicar.

Especificar las tasas de costo de un recurso de trabajo

1. En la Vista haga clic en Hoja de recursos.
2. En el de Nombre de recurso campo, seleccione un recurso o escriba un nombre de recurso nuevo.
3. Tasa estándar Y Tasa horas extra campos, el tipo de recurso estándar y tasas de horas extra.

Si estos campos no están visibles, presione TAB para mover a ellas.

HORAS EXTRAS

Es la tasa de pago de horas extras realizadas por un recurso trabajo. Las horas extras se realizan fuera del horario normal.

Tasa hora extra. Valor pagado al recurso por horas extras trabajadas.

Por ejemplo, si el horario es de 8 horas, la novena es una hora extra.

Las horas trabajadas por un recurso, se calculan en base al calendario laboral, pero si se necesita especificar un nº de horas determinadas del recurso, fuera de las horas laborales, se considerarán como horas extras.

Costo horas extra = Tasa de hora extra x tiempo trabajado

EJEMPLO:

Costo de horas extra de un pintor = $ 4.500 /hora x 3 horas = $ 13.500

Para calcular su costo se aplicará la tasa de horas extra que se haya asignado al recurso en la columna correspondiente de la hoja de recursos.

4.- CONCLUSIONES

·         El costo es aquel que representa el valor de la elaboración de un servicio o un producto el cual va a satisfacer las necesidades de  la colectividad.

·         La hora extra es aquella hora que se trabaja adicionalmente a la jornada laboral.

·         Tasa de costo es toda aquella recopilación de información sobre las tasas de un recurso,  la tasa estándar, la tasa de horas extra y costo por uso que sea necesario para la elaboracion del proyecto.

5.- RECOMENDACIONES 

·         Investigar a profundidad acerca de los  tipos de costos que maneja Project 2010, para así asignarlos de una manera adecuada a los proyectos a realizar.

·         Incluir todas las horas extras que tengamos en el proyecto para un buen manejo del mismo.

·         Buscar asesoría con el docente para la mejor comprensión de los diferentes temas investigados sobre esta herramienta Project 2010.

6.- BIBLIOGRAFIA

En línea:

·         http://www.slideshare.net/norbertovarela/curso-ms-project-2010-16135626

·         http://office.microsoft.com/es-es/project-help/especificar-los-costos-de-recursos-HA101824727.aspx#BM3

·         http://www.emagister.com/curso-manual-project/asiganacion-costos-tareas-recursos