REVISAR CARGA DE RECURSOS

REVISAR LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS

Puede revisar la eficacia con la que se están utilizando los recursos en su proyecto y si necesita realizar algún ajuste. Algunos recursos podrían estar sobreasignados y otros podrían estar infraasignados.

REVISAR LAS CARGAS DE TRABAJO DE RECURSOS MEDIANTE LA VISTA USO DE RECURSOS

1. En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.
2. Revise los nombres de recurso y sus tareas asignadas en la parte de tabla de la vista Uso de recursos.
3. Revise la parte de escala temporal de la vista para ver cómo está asignado el trabajo en el período de tiempo seleccionado.

En muchas vistas de recursos, incluida la vista Uso de recursos, los recursos sobreasignados se muestran en rojo. Se produce una sobreasignación cuando se excede la capacidad máxima de un recurso en cualquier período de tiempo. En las hojas de recursos, el campo indicador de recursos sobreasignados también incluye el indicador de redistribución de recursos, que indica que el recurso está redistribuido. Compruebe el indicador y revise las asignaciones de tareas para evaluar si la sobreasignación es aceptable.

También puede mostrar y modificar la vista Uso de recursos para ver todas las asignaciones de recursos y sus porcentajes de asignación de trabajo en un parte de horas. Esta vista muestra todas las asignaciones por recursos y muestra cómo se han asignado estos recursos a las tareas asignadas en el tiempo.

·         En el menú Ver, haga clic en Uso de recursos.

·         En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle.

·   En la lista Campos disponibles, haga clic en Asignación porcentual y, a continuación, haga clic en Mostrar.

·         Revise la parte de escala temporal de la vista. En la fila % asig. que acaba de agregar, puede ver el porcentaje del tiempo de trabajo disponible total del recurso que está asignado a asignaciones durante el período de tiempo seleccionado. Además, la parte de escala temporal de la vista muestra el trabajo sobreasignado del recurso y su porcentaje de asignación en rojo, lo que hace posible detectar cuándo exactamente se han sobreasignado los recursos.

 Sugerencia   Puede acercar el período de tiempo mostrado en la escala temporal (por ejemplo, puede cambiar la vista de días a horas) haciendo clic en Acercar  . Del mismo modo, puede alejarse del período de tiempo (por ejemplo, puede cambiar la vista de días a semanas) haciendo clic en Alejar .

SOBREASIGNACIÓN DE RECURSOS EN PROJECT

Se recomienda tener la lista de recursos organizada por nombres para poder identificar cuales están repetidos y borrarlos.

Recursos Después de tener todos los recursos asignados se debe verificar que no haya sobreasignaciones. Una sobreasignación significa que el recurso está trabajando en un solo día, más horas de las que puede.

SOBREASIGNACIÓN Y REDISTRIBUCIÓN DE RECURSOS.

Sobreasignación

Es el resultado de asignar a un recurso más tareas de las que puede realizar en el horario de trabajo disponible. Microsoft Project determina qué recursos están sobreasignados basándose en los valores del trabajo y la duración de las tareas asignadas, el número máximo de unidades disponibles para el recurso y el calendario utilizado por los recursos.

La sobreasignación de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas más tareas de las que puede llevar a cabo dentro de su periodo laborable, tanto, días que le correspondan trabajar como el horario que tenga asignado.

Cuando esto sucede, Project nos avisa colocándonos una advertencia en la columna Indicadores o en la Hoja de recursos aparecerá el/los recursos sobreasignados en color rojo.

Distribuir uniformemente el trabajo del proyecto (redistribuir asignaciones de recursos)

¿Parte de los recursos de trabajo tienen demasiado trabajo asignado? Los conflictos o sobreasignaciones de recursos pueden resolverse mediante la característica de redistribución de recursos de Project. La redistribución retrasa las tareas o las divide de forma tal que los recursos asignados a dichas tareas ya no estén sobrecargados.

Cuando se redistribuye, Project no cambia las asignaciones a las tareas. Project redistribuye solo los recursos de trabajo, recursos genéricos y recursos asignados. No distribuye los recursos materiales, recursos de costos ni recursos propuestos.

 Nota    A causa de estos cambios en las tareas, la redistribución puede retrasar la fecha de finalización de algunas tareas y, en consecuencia, la fecha de finalización del proyecto.

 Sugerencia    Los recursos sobreasignados se marcan de color rojo en las vistas de recursos, incluido el Organizador de equipo. En el gráfico de Gantt, los recursos sobreasignados se indican mediante una cifra roja en la columna Indicadores.

Antes de realizar la redistribución, es posible que desee modificar algunas opciones de configuración.

·         Prioridades de tareas,    que indican la importancia de una tarea y si está disponible para su redistribución.

·         Prioridades de proyectos,    que determinan si un proyecto está disponible para su redistribución.

·       Opciones de redistribución,    que le ayudan a especificar de qué forma Project determina qué tareas se redistribuyen y en qué grado.

DISTRIBUIR EL TRABAJO DEL PROYECTO MEDIANTE REDISTRIBUCIÓN

Pasos

·         Haga clic en la pestaña Recursos.

·         En el grupo Redistribuir, haga clic en una de las opciones siguientes.

Redistribuir selección    Use esta opción para redistribuir solo las tareas seleccionadas. Para seleccionar varias tareas contiguas, seleccione la primera tarea de la selección y, a continuación, presione MAYÚS mientras selecciona la última tarea de la selección. Para seleccionar varias tareas que no son contiguas, seleccione cada tarea presionando CTRL mientras selecciona la tarea.

Redistribuir recurso    Use esta opción para redistribuir solo las tareas con recursos específicos asignados. Haga clic en Redistribuir recurso y, a continuación, seleccione el recurso que tiene asignadas las tareas. Use CTRL para seleccionar varios recursos.

Si el recurso seleccionado está trabajando en tareas que tienen varios recursos, las demás asignaciones no se moverán.

Redistribuir todo    Use esta opción para redistribuir todos los recursos de todas las tareas del plan de proyecto.

Opciones de redistribución    Use esta opción para modificar la configuración que usa Project para la redistribución. Vea la sección sobre cómo modificar la configuración de redistribución en este artículo.

Borrar redistribución    Use esta opción para deshacer los efectos de la redistribución anterior.

Siguiente sobreasignación    Use esta opción para ir a la siguiente tarea con recursos sobreasignados. Use esta opción para ver más fácilmente los efectos de la redistribución en tareas específicas.

ALUMNA: DIANA TOAPANTA

TIPOS DE RECURSOS DE PROJECT

RECURSOS EN PROJECT

TIPOS DE RECURSOS DE MICROSOFT PROJECT

DEFINICIÓN 

En los recursos están incluidos las personas, herramientas, instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Además de detallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la disponibilidad de los mismos en cada momento.

Microsoft Project es una buena herramienta para analizar si los recursos de un proyecto están sobreasignados desde el momento de su concepción.

Al asignar los recursos al programa, las tareas se recalculan según el esfuerzo que deben llevar a cabo. Una programación que se extienda más allá del límite propuesto inicialmente, debe revaluarse en cuanto al número de horas de trabajo o cantidad de recursos.

Project tiene tres tipos de recursos:

1.- RECURSO MATERIAL

Son aquellos artículos que se consumen en la obra o proyecto, ejemplo: cemento, arena, etc.

·         Los materiales son recursos consumibles, no deben añadir esfuerzo (Trabajo) al proyecto.

·         Estos recursos no requieren nivelarse.

·         Los costos son típicamente relacionados con costos unitarios solamente.

·         Deben registrarse como tipo Material.

·         El costo por unidad se captura en el campo de Tasa estándar, sin unidad de tiempo. 

Instalaciones y Equipos:

·         Son diferentes tipos de recursos pero en Project se manejan en los mismos términos.

·         Las instalaciones y los equipos no agregan al esfuerzo del proyecto (Trabajo).

·         Se registran en MS Project como recursos de tipo Material.

·         El costo de las instalaciones es normalmente por tiempo, como una renta mensual, por ejemplo.

Sin embargo no se puede capturar un costo relativo al tiempo en recursos materiales.

·         La administración de las instalaciones para evitar sobre asignaciones tiene que hacerse por fuera del sistema.

·         En algunos casos hay un Costo por uso.

2.- RECURSO TRABAJO

Son los que se utilizan en la obra pero no se consumen por completo, solo se desgastan y pueden ser utilizados en otros proyectos. Entre ellos tenemos la mano de obra, equipos y maquinarias.

Recursos Humanos: Son personas cuyo esfuerzo se refleja en el campo Trabajo. El total de trabajo por período de tiempo (día, semana) debe ser razonable.

·         Si hay sobre asignaciones, las cargas de trabajo deben ser niveladas. Los esfuerzos humanos cuestan dinero por lo que se debe definir una tarifa estándar y, en su caso, una tarifa por tiempo extra.

·         En algunos casos hay un costo por uso.

·         Los recursos humanos deben registrarse como Trabajo en MS Project.

3.- RECURSO COSTO O FINANCIEROS

Son los costos independientes que deseemos asociar con una tarea.

·         Son los recursos que nos permiten contratar, arrendar o comprar recursos que pueden ser humanos, instalaciones, equipos o materiales.

·         Se registran en MS Project como recursos de tipo Costo.

·         El tipo Costo también sirve para modelar el uso de otros gastos como viáticos, alimentación, transportación, hospedaje, licencias y otros,

·         Los recursos financieros no agregan Trabajo (esfuerzo) al proyecto.

·         Es importante que los recursos financieros estén nivelados para la administración del flujo de efectivo.

 RECURSOS Y COSTOS

A cada tarea se pueden asociar Recursos, estos recursos se pueden crear manualmente con la opción de la barra de herramientas “Agregar recursos” y dentro de ella “Recursos de trabajo”, otra opción para cuando se requiere compartir recursos es la Libreta de Direcciones o Active Directory. En este caso empecemos con un recurso de trabajo, lo que nos crea un recurso:

Recurso al cual podemos incluirle varios atributos como el nombre, iniciales, si es persona su correo, a cuál grupo pertenece, Cuenta Windows, Código, Tipo de reserva (confirmado o propuesto), tipo (trabajo, material, costo), disponibilidad, si es Genérico, tiene presupuesto y si está inactivo:

Para los recursos de tipo materiales y costo, se hace lo mismo, para el ejemplo se creó un material “Ladrillos” y un costo denominado “Permisos”, sin embargo al presionar aceptar no aparecen en la vista actual, pero al presionar en el triángulo situado abajo a la derecha de Organizador de equipo, se puede seleccionar “Hoja de recursos” y aparecerán los creados.

Aparecen entonces los atributos de cada recurso, pudiendo cambiarlos allí directamente o a su vez en Información o con doble clic.

BIBLIOGRAFIA:

En Línea:

·         http://www.slideshare.net/norbertovarela/curso-ms-project-2010-16135626

·         http://es.scribd.com/doc/42705734/Manual-basico-de-uso-Project-2010

ALUMNA: DIANA TOAPANTA